Spesso la complessità della quotidianità ci opprime e ci sentiamo inadeguati e molte volte a fine giornata ci sembra quasi di non aver concluso nulla.

Per questo vorrei condividere il metodo GTD – Get things done, potrebbe rivelarsi un valido aiuto.

Detto, fatto!, è il titolo di un libro di David Allen, che tratta un sistema di gestione del tempo e di organizzazione delle proprie attività. Il titolo in lingua originale,Getting Things Done, può essere tradotto con la locuzione fare in modo che le cose vengano fatte. Il metodo è noto comunemente con l’acronimo GTD (che è anche un marchio registrato ^[1]).

Il GTD parte dal presupposto che le persone hanno necessità di sgombrare la propria mente dall’assillo di ricordare compiti, appuntamenti e dettagli. Il metodo consiste nel «liberare la mente dal lavoro di ricordare ogni cosa che deve essere fatta» e, quindi, concentrarsi pienamente sull’«eseguire questi compiti».

GTD si basa sull’utilizzo di memorie esterne come “sistema fidato” per tener traccia delle cose da fare, e per questo è stato associato alla teoria della memoria esterna e della cognizione distribuita.^[2]

Dopo la prima pubblicazione nel 2001, il GTD è ormai diventato un vero e proprio modello manageriale per la gestione del tempo e deiprogetti, o, seguendo la definizione dell’autore stesso: un metodo “per gestire gli impegni, l’informazione e la comunicazione”.

Si è osservato, con un ribaltamento di prospettiva, che in realtà lo scopo finale del metodo è quello di avere la mente libera e rilassata, non quello di essere organizzato. L’organizzazione è un male necessario per sgombrare la propria mente dagli assili e dalle pressioni quotidiane.
I modi con cui Allen suggerisce di organizzarsi sono i seguenti:

• Sviluppare un “sistema fidato” a tenuta stagna – tutte le azioni devono essere registrate e gestite in qualche modo (ad esempio un blocco note, un sistema informatico, un agenda)
• Seguire la regola dei 2 minuti – se un’azione può essere fatta in meno di due minuti va fatta subito
• Processare tutti gli input – organizzare uno, o pochissimi, punti in cui lettere, files, oggetti, vengano raccolti e analizzati in seguito
• Fare una revisione settimanale – rivedere le priorità delle attività private e lavorative della settimana passata e pianificare quelle della settimana seguente.