Quante volte a fine giornata ci diciamo… “oggi non sono riuscito a fare nulla”… “avevo pianificato un sacco di cose e sono rimaste tutte sul tavolo”. Il tempo è una variabile sempre più limitata e spesso ci rendiamo conto che non è sufficiente.
Ma ci chiediamo se abbiamo investito il nostro tempo in modo proficuo per l’azienda?
L’attività operativa è fatta di: pianificazione, esecuzione e verifica.
Se non riusciamo nell’esecuzione spesso è perchè siamo stati carenti nella pianificazione.
La pianificazione delle attività (mensile, settimanale fino ad essere spesso anche giornaliera) è fondamentale, soprattutto per chi lavora in ufficio ed è interrotto in continuazione da telefonate, da richieste di colleghi o urgenze che arrivano dai clienti.
Per aiutarci nella pianificazione dividiamo le attività:
1) attività operative fondamentali
2) attività operative accessorie
3) attività di sviluppo business
4) attività di contatto con agenti
5) attività di supporto a colleghi
Stabiliamo le priorità fra queste attività, quando e per quanto tempo, con quale frequenza le faremo.
1) Attività operative fondamentali
Sono le attività senza le quali l’azienda non procede (l’inserimento di un ordine o la richiesta di un cliente) devono essere eseguite subito nel più breve tempo possibile, hanno la precedenza su tutto. Come un semaforo, se non “passiamo” subito al verde rischiamo di “fare coda”. (5-6 ore al giorno)
2) Attività operative accessorie
Sono le attività che non sono strettamente necessarie all’operatività aziendale, devono essere effettuate quando ho già fatto tutto il resto, possono anche essere ritardate di qualche giorno. Vanno fatte in modo efficiente, soprattutto se legate al miglioramento di processo, daranno risultati nel lungo periodo. (0-1 ora al giorno)
3) Attività di sviluppo business
Sono le attività da cui dipende il futuro dell’azienda, vanno effettuate sempre ogni giorno. Dobbiamo pensare che ci sia la nostra concorrenza che sta facendo il nostro stesso lavoro (con i nostri clienti). Dobbiamo essere più bravi e fare questa attività con costanza tutti i giorni.
La Kellog Foundation ci dice che l’orario migliore per fare questo lavoro è dalle 8.00 alle 9.00 e dalle 16.00 alle 17.00. Pianifichiamola appena arriviamo o prima di lasciare l’ufficio. (minimo 1 ora al giorno)
4) L’attività di contatto con gli agenti
E’ l’attività insostituibile per indirizzare il lavoro della nostra forza vendita, dev’essere fatta possibilmente al mattino quando l’agente è in viaggio verso il primo cliente, in modo da poter indirizzare su di noi l’attenzione delle sue attività per quella giornata.
La nostra chiamata può avere un effetto moltiplicatore in quanto l’agente incontrerà in giornata sicuramente più clienti e potenziali rispetto a noi.
Chiamiamo agenti e procacciatori con mille motivi, facciamoli sentire che siamo con loro, chiediamogli supporto ed in che modo possiamo essergli utili, tutti i giorni. (minimo 1 ora al giorno)
5) Attività di supporto a colleghi
Qualcuno ci chiede aiuto? Se impieghiamo meno di 2 minuti aiutiamoli, se invece necessità più tempo e stiamo facendo sviluppo, contatto con gli agenti o attività fondamentali, spieghiamogli che prendiamo nota e gli risponderemo non appena avremo finito i nostri compiti.
Se l’azienda ci chiede risultati cerchiamo di essere efficaci, successivamente cercheremo l’efficienza e quindi concentriamo sulle attività di valore… se non facciamo sviluppo e non agiamo sugli agenti rischieremo in futuro di non avere più attività fondamentali operative …avremo + tempo ma potremo non avere un’azienda in cui lavorare…