Già molte volte ho scritto dell’importanza fisicità, dell’abuso di mail che in pochi minuti riempiono a tutte le ore le nostre caselle di posta, ma questa settimana voglio puntare il focus sul perché dobbiamo chiederci se non vale la pena alzarci dalla scrivania e parlare di persona con i nostri colleghi di ufficio, invece di scrivere…  e se si parla di fornitori o clienti a scegliere invece di fare una telefonata, invece di aprire gmail od outlook ed iniziare a digitare sulla tastiera….

1)      Sono più veloce a parlare o a scrivere?

2)      Trasmetto più passione e sentimento con la scrittura o con la parola?

3)      Corro più il rischio di essere frainteso per iscritto o per parlato?

4)      La mia ironia viene capita per iscritto?

5)      Se devo trattare 5 argomenti e ricevere delle risposte, faccio prima a scrivere o a parlare?

6)      Sono sempre sicuro di tutto quello che scrivo e dei ragionamenti che nella scrittura mi portano a delle conclusioni o magari potrei cambiare idea con un appunto od un’osservazione di chi mi ascolta?

7)      Ho più soddisfazione a dare una bella notizia a parole o per iscritto?

8)      L’urgenza di una cosa riesco a trasmetterla meglio con un testo o con un’espressione anche facciale?

9)      Se devo ricevere una comunicazione negativa stimo di più chi me la fa direttamente e magari mi consente una replica o chi me la comunica a distanza?

10)   Mi ricordo di più una cosa scritta o detta a voce?

E la più importante:

di persona ho subito la risposta con la mail devo aspettare!

Sono provocazioni, ma se un tempo esisteva il tempo delle riunioni oggi è sicuramente il tempo delle mail…. Mail che comunque hanno alcune caratteristiche “forse” positive:

A)      Mi permettono sempre di dire che non è colpa mia perché te l’ho scritto

B)      Mi consentono di scrivere a chiunque e mettere il mio capo in copia così vede quanto bravo sono

C)      Posso scrivere a tutti se non so a chi va veramente indirizzata una osservazione od un suggerimento.

Lasciando perdere l’ironia dei 3 punti scritti sopra, ma forse vedendo la mia faccia l’avreste capito subito… ritengo sicuramente che ci siano dei vantaggi, ma per utilizzare questo strumento al meglio si devono capire bene i limiti e forse il maggiore è che “appiattiscono” la comunicazione:

I)      Troppe mail che rischiano di essere tutte uguali.

II)      Troppe mail che rischiano di non porre la giusta attenzione a quelle più importanti.

III)      Troppe mail che rischiano di farmi perdere tempo su cose che non mi riguardano.

Pensiamoci bene prima di scrivere… la cosa è importante? E’ meglio che mi alzi… Ho bisogno di un contradditorio? E’ bene che telefoni. La cosa non mi è chiara? Meglio fare 2 parole…