Quest’oggi ho avuto modo di dialogare al mattino e poi alla sera per un totale di circa 20 minuti al telefono con un architetto, che mi era stato segnalato da un nostro agente, per un approfondimento tecnico su un prodotto che l’azienda per cui lavoro offre sul mercato da circa una decina d’anni. Quando sono stato sollecitato dall’agente, sono rimasto alle prime un po’ perplesso, non capivo come non potesse avere tutto quello che gli serviva (foto, video, immagini, disegni, catalogo…) ed ho chiesto: “ma non gli hai girato le pagine del catalogo?”. Lui mi ha risposto prontamente:” Si certo, si e’ scaricato tutto da internet, ma mi chiedeva una cosa sulla posa, che sinceramente pur avendo fatto parecchi progetti con quel prodotto neppure io sono stato in grado di rispondere…”. Ho cosi’ chiamato l’architetto ed effettivamente il quesito che poneva era davvero particolare e personalmente non avevo mai approfondito cosi’ tanto l’applicazione di un prodotto”. Dopo qualche riflessione ed un confronto con l’inventore del prodotto ho raccolto tutte le informazioni necessarie e cosi’ ho potuto concludere la telefonata serale con il progettista, con un cordiale arrivederci al prossimo cantiere utile ad utilizzare i nostri prodotti, che soddisfatto mi ha confermato di poter essere molto vicino.

Ho pensato cosi’ alla mole di informazioni tecniche e contenuti che oggi si possono trovare, in rete, nei cataloghi, nelle istruzioni di montaggio dei prodotti, ma pur con tutto questo proliferare di nozioni, spesso le informazioni che servono non si trovano o non si trovano quando dovrebbero servire. Perche’?

1.       Quantita’ e non Qualita’

La facilita’ di reperimento e la facilita’ di archiviazione hanno visto moltiplicarsi le possibilita’ di raccogliere informazioni, spesso pero’ questo non ha favorito il proporzionale incremento della qualita’ delle informazioni raccolte. Dati inutili, dati rindondanti, per non parlare di immagini e video che vengono acquisiti senza badare troppo al loro utilizzo e senza la dovuta accortezza nella loro realizzazione. Un trucco puo’ essere quello di chiedersi spesso se vale la pena tenere quella versione di documento ed ogni tanto fare un bel “Total clean out” (vedi post precedente)

2.       Dove archiviare quell’informazione

Con l’aumento smisurato dei contenuti diventa ancora piu’ difficile una loro archiviazione che ne permetta una facile e veloce consultazione. I percorsi logici tanto nella creazione delle cartelle, quanto nella loro nidificazione, senza trascurare anche il nome che diamo ai nostri documenti non sono meri esercizi di stile, ma devono essere scorciatoie per poter reperire anche a distanza di tempo quello che ci serve in poco tempo. Un trucco e’ quello di far cercare nelle proprie cartelle del computer ad un collega un documento, la logica dovrebbe essere valida per tutti…

3.       Adesso non mi serve

Telefono, mail, wa, chiamate. Quando non si trova il dato bisogna contattare qualcuno che ne sa piu’ di noi. I mezzi non mancano, pero’ spesso i tempi necessari per noi,  non collimano con i tempi di reazione degli interlocutori che potrebbero risolvere il probelma. Questo diventa critico il contatto (fisico o virtuale) rimane l’unica soluzione. Anche qui un piccolo trucco e’ quello di conoscere il mezzo preferito dei nostri interlocutori, non scriviamo email a chi sappiamo e’ solito non essere solerte nelle risposte…

La riflessione finale e’ non farsi travolgere dall’ingordigia informativa ma pur sfruttando le maggiori possibilita’ di raccolta di dati, utilizzare i vecchi metodi di archiviazione (che proprio perche’ non sfruttavano le logiche del full text search) erano molto logiche … e quando ci serve una cosa od una risposta veloce e certa… chiamiamo e non scriviamo una mail…