Anche oggi bonariamente il mio collega delle operation mi ha preso in giro, per la mia “confidenza” e dimestichezza con i fogli in excel.

Pensavo quindi agli albori dei fogli elettronici per il calcolo in automatico di formule e funzione,  oggi  diventati veri e propri database aziendali, dove molto spesso risiedono dati ancor piu’ sensibili e sicuramente piu’ articolati dei gestionali aziendali.

Il primo foglio che ho iniziato ad utilizzare era il Lotus 1-2-3 nel 1987… quando ancora i computer utilizzavano Ms-dos e Bil Gates aveva da poco sviluppato la prima versione graphic del Windows, qualche anno dopo in un lavoro estivo ho utilizzato anche Framework, un altro foglio elettronico e sinceramente penso oggi di utilizzare al 90% le funzioni che esistevano allora. Sono cambiate le memorie, i supporti, la velocita’, gli aspetti grafici, ma la sostanza del foglio elettronico e’ rimasta praticamente inalterata.

Perche’? Semplice ci sono alcune operazioni che questo strumento permette che erano un’innovazione radicale negli anni ’80 e ancor oggi  insostituibili:

1)      Combinare una serie di formule dove i fattori dell’operazione che segue sono il risultato di quella precedente. Se cambio il primo fattore, se devo fare le operazioni manualmente devo rifare tutti i calcoli se concateno le formule e’ sufficiente cambiare un solo numero.

2)      Posso ordinare, filtrare, riorganizzare i dati praticamente come voglio e quindi da elenchi molto complessi posso estrarre ed evidenziare solo quello che mi interessa.

3)      Posso utilizzare il comando piu’ famoso al mondo (il copia incolla) utilizzando riferimenti assoluti e relativi velocizzando le operazioni di impostazione dei fogli di lavoro in modo rapido e soprattutto semplice.

Senza entrare nello specifico, calcolo di ipotesi di costo, statistiche di vendita, caratteristiche di prodotto e piani di budget sono davvero realizzabili con pochi click.

Allo stesso modo pero’ si e’ assistito ad una proliferazione senza controllo dell’utilizzo dei fogli excel, che ha portato a gestire in modo non strutturato molti dati, sottovalutando problemi di sincronizzazione, di condivisione come ad esempio:

1)      Gestire con fogli excel basi di dati troppo complesse, che devono essere condivise anche contemporanemanete da piu’ utenti. Il risultato e’ un appesantimento e rallentamento enorme delle operazioni di calcolo, perche’ il foglio excel non nasce per gestire basi di dati (per noi comuni mortali  Microsoft aveva creato Access).

2)      Il foglio in excel prevede l’utilizzo intensivo delle formule matematiche e della logica (se, and, or, etc.) se si conosce bene matematica e logia  il rischio e’ di perdere molto piu’ tempo di quello che si impiegherebbe utilizzando altri strumenti.

3)      Excel e’ uno strumento potente ma pericoloso, nel senso che la densita’  di calcoli e formule, prevede che vi possano essere molte possibilita’ di errore. I calcoli vanno controllati e ricontrollati (utilizzando anche formule incrociate) per non vanificare la protenza dello strumento con errori banali (un + invece che un -)

Faccio fatica a pensare al mio lavoro oggi senza uno strumento come Microsoft Excel, anche se potrei ancora cavarmela con Lotus 1-2-3 o Framework, ma una prerogativa per utilizzare in modo efficace questo strumento e’ conoscere molto bene i dati che si vogliono analizzare,  rimodellare od organizzare. Per quanto possa essere uno strumento che contiene sistemi logici che rispondono in modo diverso a seconda degli input che riceve Excel e’ e resta uno strumento a supporto della conoscenza e non la conoscenza.