Non me vogliano i miei colleghi di quanto scriverò questa settimana, non è un richiamo per nessuno ma un tranello nel quale io per primo cado molto spesso.
Chiedevo ad un mio collega proprio venerdì scorso perché avesse scritto una mail ad un mio collaboratore e non mi avesse personalmente coinvolto su una decisione:” Ma scusa per quale motivo non ti sei rivolto a me direttamente per questa cosa?”
E lui candidamente: “Eri fuori ufficio… e quindi ho pensato di scrivere una mail a … ed effettivamente non ti ho messo in copia…”
Ed io ancora: ” Ma perché non mi hai chiamato ? O non hai scritto direttamente a me?” e lui:”Eh si pensavo che essendo in viaggio…”
Viviamo un’epoca in cui la comunicazione è straripante sotto tutti i fronti, in azienda cambiano le abitudini e gli usi… I telefoni squillano sempre meno, il ticchettio delle tastiere si è sostituito ai suoni ed alle voci, gli ambienti diventano asettici e le comunicazioni aumentano nel numero, anche se forse sempre meno chiare. Conversazioni che diventano meno umane e più digitali, ma le mille declinazioni delle relazioni sono impossibili da declinare in una serie di bit, che non possono convertire una smorfia, uno sguardo, un cenno di approvazione e quindi aumentano le incomprensioni.
Le comunicazioni aumentano in numero ma diminuiscono in qualità e quindi nascono i problemi.
Le aziende vivono di interazioni fra persone, il committente chiede all’installatore il prodotto, che si rifornisce dal rivenditore, che lo compera dal distributore, che conosce il prodotto dal marketing aziendale e lo acquista grazie al commerciale dell’azienda. Il distributore si approvvigiona attraverso la logistica aziendale che riceve il prodotto dai reparti produttivi che trasformano e lavorano le materie prime approvvigionate dai fornitori.
Centinaia di mail e comunicazioni che una volta erano fax e telefono e che oggi sono sempre più e solo email.
Efficaci, dirette ma che a volte mi fanno letteralmente fumare dalla rabbia:

1. La mail paracxxxx. Quella indirizzata a 10 destinatari o a 20 persone in copia conoscenza, che serve a dire io te l’avevo detto.
2. La mail che non c’entra nulla. Quando su un oggetto diverso si inizia una conversazione su un argomento diverso.
3. La mail sermone. Quando nello scrivere si lascia spazio ad opinioni, considerazioni che sarebbero propri di una conversazione verbale.
4. Le mail che non dovrebbe esistere. Dove qualcuno che era stato messo in CCN (copia conoscenza nascosta) e quindi tecnicamente non doveva essere a conoscenza della mail la gira per errore…
5. La mail accidenti. Quando invece di rispondere ad una sola persona, si fa per errore un rispondi tutti e si commenta con tutti quello che si sarebbe voluto invece condividere solo con uno dei mittenti.

Non voglio dilungarmi in regole o suggerimenti inutili ma due mi sento di darli:

1. prestare molta attenzione prima di premere il tasto invio ed impostare il ritardo di invio (che ti permette nei 60 secondi dopo aver premuto invio di annullare la spedizione della mail)
2. prima di digitare il nome del destinatario chiedersi se è possibile con una semplice telefonata risolvere il motivo per cui si sta scrivendo la mail

Sono sicuro che questo aiuterebbe ad alleggerire le caselle Inbox ed a rilassare i nostri nervi.