“Ci dispiace ma nella nostra azienda non abbiamo strumenti così vecchi per poter visionare il documento che ci avete inviato.”
Questa la mail di un cliente straniero in risposta alla nostra richiesta di poter inviare loro un allegato via fax per un temporaneo problema con il software di invio allegati.
C’era una volta il telex e la cabina telefonica, oggi stanno sparendo il fax ed i telefoni fissi, domani non ci saranno più CD e DVD, dopodomani non avremo più chiavette USB e cellulari (oggi quasi tutti abbiamo smartphone e stanno arrivando i phablet…).
In questa evoluzione tecnologica iniziata 20 anni fa sono tremendamente cambiati i nostri modi di interazione lavorativa e sono aumentate a dismisura le comunicazioni. Negli anni ’90 i venditori si fermavano a telefonare nelle cabine telefoniche per passare gli ordini alle aziende, oggi se non rispondono ad una chiamata al cellulare dopo 1 ora siamo preoccupati.
+ Velocità, +Quantità, +Specializzazione.
Come fare se l’uomo al contempo non ha aumentato la sua capacità cognitiva e fisicamente quello che si poteva fare 20 anni fa praticamente è quello che bene o male anche oggi si riesce a fare.
Ecco 6 suggerimenti:
Cercare di fare solo ciò che è percepito di valore dal cliente e non perdersi in esercizi di stile. (Spesso per un cliente vale molto di più una risposta anche secca subito, che un allegato con una risposta forbita dopo qualche giorno)
Scremare ciò che è realmente importante da ciò che non lo è. (se ho 350 email inbox – probabimente meno di un 10% saranno importanti)
Capire se nell’organizzazione posso delegare a qualcuno che può essere più esaustivo, veloce e performante. (chiedo ed imparo, magari la prossima volta sono in grado di rispondere subito personalmente)
Anticipare le richieste e capire bene le ragioni delle richieste. (Da chi viene la domanda? Per quale motivo? a cosa serve?)
Utilizzare al meglio tutti gli strumenti esistenti. (Se la risposta ad un quesito è contenuta in un catalogo, ricordare gentilmente, allegando in copia la pagina, che la risposta è contenuta nella letteratura tecnica).
Non necessariamente diventare schiavi della modernità. (Se ricevo una mail, magari risolvo il problema molto più velocemente con una telefonata…)
Non è semplice, ma visto che i computer e l’automazione hanno spinto ad un livello comunicativo molto elevato le nostre interazioni ed il nostro stile deve mutare.
Più rapido e non per questo meno gentile, più concreto e non per questo meno efficace, più tecnologico ma non per questo meno “umano”.