La scorsa sera ho ricevuto una telefonata, da un agente a cui avevo spedito una mail… Era un po’ seccato per una mail molto sbrigativa che gli avevo spedito nel pomeriggio. Fortunatamente il nostro rapporto e’ molto buono, quindi mi ha spiegava che l’arrabbiatura si era molto mitigata quando ha riflettuto sulla quale doveva essere la mia reale intenzione.
Ho pensato così a cosa avevo fatto:
1. Ho notato qualcosa che non andava nei suoi numeri
2. Ho scritto una mail con un oggetto molto aggressivo e con poche righe di spiegazione
3. Ho messo in copia tutte le persone che potevano essere interessate all’informazione che stavo comunicando.
Concettualmente, nessun errore, praticamente invece 3 errori in uno:
1. Ho utilizzato una mail come fosse una telefonata, molto secca molto diretta, quasi accusatoria. Quando si parla c’è un contradditorio che permette di spiegare bene quello che si vuole dire, ed anche il tono della voce può essere: interrogatorio, comunicativo, accusativo ma soprattutto c’è l’opportunità di argomentare in modo esaustivo quello che si dice.
2. Ho fatto un errore ortografico, nel senso che mi sono dimenticato un punto di domanda che ha cambiato completamente il tono della mail.
3. Ho messo in copia troppe persone, con un fine coerente allo scopo della mail, ma che forse poteva essere evitato nel senso che l’obiettivo non era quello di evidenziare a tutti una mancanza, ma quello di chiedere al nostro interlocutore sul territorio di verificare o meno la correttezza del dato che avevo scoperto.
Fortunatamente la telefonata serale successiva di chiarimento con l’agente ha ribadito in modo chiaro questo concetti riconducendo il tutto allo scopo iniziale, oggi si è infatti già attivato per verificare quanto avevo chiesto, però l’occasione di scriverne oggi mi evidenzia ancora una volta come l’utilizzo dello strumento adatto per quello che si vuole comunicare è fondamentale per ottenere l’effetto desiderato.
La mail è uno strumento potentissimo di comunicazione, ma può diventare devastante per fraintendimenti od errate interpretazioni.
Per evitare ogni errore è sempre bene chiedersi la finalità di ciò che si vuole comunicare ed in base a quella scegliere strumento e stile comunicativo più opportuni, facendo attenzione che come detto in un altro post il tasto invio è molto pericoloso!