Discutevo con un ex compagno di studi di come alcune volte i numeri tradiscono la reale percezione dei fatti. Si parlava di un’azienda che aveva triplicato il fatturato in 10 anni paragonandola ad una che era cresciuta del 15% medio negli ultimi 10 anni, se si chiedesse ad una terza persona una risposta immediata su quale azienda fosse la migliore, la risposta più comune sarebbe quella che ha triplicato, mentre avendo a disposizione una calcolatrice si potrebbe notare come la seconda che ha costantemente performato un +15% in 10 anni ha più che triplicato il fatturato (di 3,52 volte) ottenendo un risultato migliore rispetto alla prima. I cambiamenti minimali su processi ripetitivi in azienda sono spesso sottovalutati perché non si considera il loro vantaggio in termini assoluti su un orizzonte temporale ampio, ma si tende a valutare il risultato in termini relativi sul breve periodo.

Alcuni altri esempi pratici che mi riguardano da vicino:

• Oggi per andare al lavoro impiego dai 45 ai 55 minuti con una media quindi di 50 minuti, con l’apertura di una nuova strada potrei impiegare 20 minuti in meno… abbastanza? Se considero i 20 minuti della tratta forse non molto, ma se faccio il conto che in un anno i 20 minuti diventano 148 ore (20 minuti AR x 2 x 222 giorni) il numero di ore che potrei dedicare ad altre attività (lavorative o di svago) diventa molto interessante.
• A causa di un computer eccessivamente lento, lo scorso anno il passaggio tra una schermata e l’altra o l’elaborazione o l’apertura di un documento impiegavano un tempo molto più lungo rispetto ad una nuova macchina. Avevo quantificato lo svantaggio in 5 sec ad operazione, in termini relativi una sciocchezza, ma stimando che durante il giorno ripetevo queste operazioni ogni 5 minuti. Con una nuova macchina avrei potuto liberare 29,6 ore (5 sec x 96 – ogni 5 minuti – x 222 giorni). Ipotizzando una vita utile di un computer 3 anni ed il costo relativo la giustificazione per questo investimento penso sia chiara e non meriti ulteriori dettagli. L’unico vero dilemma rimane se le ore “liberate” sono state destinate ad attività più redditizie che aspettare l’apertura di un documento, ma questo tema non è più quello dei miglioramenti marginali ma riguarda la gestione efficace del proprio tempo.
• Mediamente invio 100 mail al giorno e faccio almeno 30 telefonate, di queste ho stimato che un 30% sono relative al verificare a che punto si trova un processo o per sollecitarlo o ricordarlo. Stimando in 30 sec il tempo medio di una mail o di una telefonata, si ottengono circa 20 minuti al giorno, che però in un’azienda di 50 persone diventano 1.000 minuti al giorno, ovvero circa 16 ore, come se ci fossero 2 persone in più a lavorare in azienda solamente sollecitare o capire dov’è o dove si è fermato un processo.

L’ultimo esempio è significativo di come miglioramenti marginali di pochi minuti al giorno moltiplicati per il numero di persone coinvolte diventino ore e giornate lavorative addizionali a disposizione.

Nel primo esempio la soluzione è la costruzione di una strada sulla quale la possibilità di un mio intervento diretto è limitata, ma si pensi all’enorme vantaggio economico che hanno nazioni o distretti dotati di infrastrutture efficienti. Nel secondo caso l’investimento era banale: un computer, investimento che è risultato facile dopo aver eseguito il rapido calcolo descritto. Nel terzo caso l’oggetto del miglioramento riguarda i processi, che se sono ripetitivi e coinvolgono più persone consentono enormi vantaggi se vengono modellizzati e gestiti, anche se i vantaggi marginali potrebbero sembrare minimali (ma il vantaggio va moltiplicato per la frequenza del processo ed il numero di persone coinvolte).

Oggi la maggior parte di questi processi sono gestiti in azienda da un rimbalzo continui di email e fogli excel, che dopo essere passati nella posta inviata non lasciano traccia dei passaggi successivi, quindi necessitano di una mole di enorme di attività “di recupero, che aumenta esponenzialmente con il numero di soggetti coinvolti ed esplode se devono anche viaggiare fra diverse sedi aziendali.

Un euro al giorno per quarantanni sono 14.600 € per 50 persone diventano 730.000 €.