Era passata qualche settimana dall’ultimo volo aereo e devo dire che trovo sempre molto stimolante viaggiare, le ore senza connessione mi portano naturalmente a voler scrivere e condividere i miei pensieri. Quindi sulla tratta Bruxelles-Roma condivido qualche riflessione su un tema di cui tutti vorremmo disporre in maniera diversa: IL TEMPO.
Il Tempo è una risorsa di cui dispongono tutti, ma in modo “limitato” e che tutti vorremmo aumentare in ambito professionale quanto in quello personale. Quante volte abbiamo sentito o siamo stati costretti a dire: “Scusa ma non ho tempo, non ce la faccio”? Auante volte ancora avremmo voluto avere un comando magico per arretrare le lancette del nostro orologio per avere a disposizione, secondi, minuti, ore per fare qualcosa a cui invece abbiamo dovuto rinunciare?
Ci sono alcune locuzioni nate proprio per specificare questa esigenze:
“Liberare Tempo”
“Ricavare Tempo”
“Risparmiare Tempo”
“Ottenere Tempo”
“Non perdere Tempo”
“Non buttare Tempo”
Per tentare di dare almeno una risposta parziale a questa esigenza in termini professionale affronto il problema analizzandolo sotto tre diversi aspetti:
• Strumenti
• Metodo
• Scelta
1. Per quanto riguarda gli strumenti ritengo fondamentale:
1. Avere un’agenda e rispettarla (nei limiti del possibile e se non ci riesco mi impongo di pianificare nuovamente quello che non sono riuscito a fare).
2. Usare strumenti che permettano di essere veloce (qualche secondo in meno per operazioni ripetitive diventano ore con il passare dei giorni)
3. Cercare di utilizzare strumenti collaborativi che permettano a tutto il team che lavora con me di fare lo stesso altrimenti il sistema non funziona
2. Per il metodo:
1. Pianificare, eseguire, monitorare e ri-pianificare. Per processi ed attività semplici e ripetitive il flusso dev’essere continuo e senza interruzioni.
2. “No pending e-mail, calls, messages” a fine giornata. Attraverso il metodo GTD (Get Things Done di Allen) ogni attività dev’essere assolutamente o eseguita (se ci si impiega meno di 2 minuti) o delegata o pianificata in un altro momento.
3. Non leggere sempre le mail ed i messaggi (WA / Telefono / Altri strumenti) ma dedicare delle sessioni in cui concentrare la lettura ed eseguire invece quello che si è pianificato.
3. Per la scelta:
1. Avere il coraggio di scegliere cosa non fare, perché altrimenti ci troveremo a fare quello che non serve.
2. Chiedersi spesso e sempre più spesso se come professionisti si ha un valore aggiunto in quello che si sta facendo (altrimenti si deve smettere immediatamente) o se c’è qualcuno in grado di eseguire la stessa cosa in minor tempo e magari meglio.
3. Focalizzarsi sempre sulle priorità per evitare di non perdere tempo su attività senza valore.

Definita l’ottimizzazione della gestione del tempo è bene infine ricordare:
Il costo dei dipendenti viene remunerato dalle attività dell’azienda, quindi le priorità nelle quali investire il tempo e le energie devono collimare ed essere in sintonia con la strategia aziendale, altrimenti potrebbe essere un vero pasticcio.