Scrivo mentre aspetto di imbarcarmi dalla lounge Delta dell’aeroporto di Atlanta. Questa settimana partecipavo alla più importante fiera del settore ceramico in Nord America il Coverings, alla quale il presidente della nostra filiale americana ha fortemente voluto partecipare per promuovere i nostri prodotti e motivare il team commerciale (una decina di persone fra funzionari di vendita ed agenti) dopo un solo anno di attività. Le settimane scorse mi aveva avvisato di voler fare un meeting prima dell’apertura della fiera per presentare al team gli sviluppi sia commerciali che di prodotto, ma aprendo la manifestazione alle 10.00, ho pensato tra me e me… bene ci vedremo alle 8.30 un’oretta allo stand per presentare i nuovi prodotti e comunicare le importanti novità commerciali.

Lunedì sera invece ho avuto la piacevole sorpresa che il nostro meeting commerciale era fissato per le ore 07.00, nel ristorante delle colazioni nell’Hotel fuori dalla fiera che distava 45 minuti dal nostro albergo. Sorpreso ma incuriosito mi sono subito chiesto, visto che per me era una cosa nuova se il meeting avrebbe funzionato.

Così, sveglia alle 5.30, partenza alle 6.15 e puntuali alle 07.00 ci siamo presentati all’ingresso del ristorante, dove con mia sorpresa erano già arrivati tutti i nostri dipendenti ed agenti plurimandatari, che stavano aspettando noi (che non eravamo in ritardo!). La sala per le colazioni era deserta ed abbiamo potuto così parlare e discutere senza disturbo fino alle 8.15, quando hanno iniziato ad arrivare i primi avventori, che vista l’apertura alle 10.00 delle manifestazione avevano irrimediabilmente posticipato l’orario della loro prima colazione.

Devo dire che avevo fatto altre volte meeting pre-fiera allo stand, ma mai come questa volta ad un orario così mattutino ed il risultato è stato straordinariamente positivo.

Eccone i motivi:

1)      Se si fissa un meeting alle 7.00 del mattino significa che quello che si deve dire è importante quindi sia gli agenti (anche i plurimandatari) che i dipendenti sono stati non solo puntuali ma anche molto attenti.

2)      Alle 07.00 del mattino i cellulari non suonano e le mail sono rade (solo il mio telefono dava segni di vita dovuti alla piena attività dell’Italia con le 6 ore di differenza di fuso orario)

3)      La sala deserta ha consentito la piena concentrazione su quello che si stava dicendo senza aver bisogno di una sala riunioni, si è combinata la colazione ed il meeting in modo informale ma molto serio.

4)      Appena svegli, complice la freschezza mentale e forse la calma di tutto l’ambiente la predisposizione all’ascolto è notevolmente spiccata.

Il mio pensiero è poi andato alle abitudini europee… ma cosa succederebbe se fissassi una riunione agenti pre-fiera alle 06.30 del mattino (con apertura fiera alle 09.30), con agenti mono e plurimandatati non so se funzionerebbe ma un giorno mi piacerebbe provarci.

Sicuramente questo tipo di meeting non va visto in sostituzione di quelli più formali ed organizzati, non si può applicare ad una platea di 20 o più persone, ma è ideale per un team di lavoro snello e soprattutto in concomitanza di un evento fieristico dove le sere sono sempre impegnate dalle cene e la giornata è bloccata da mille appuntamenti è un momento ideale di motivazione e di condivisione.